为配合学校做好档案管理，学院根据《台州电大档案管理制度汇编》材料整理出学院文书档案管理制度，望各科室根据要求做好本科室的档案收集整理工作。
一、开放学院相关档案归档范围和保管期限规定
开放学院
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序 号
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归 档 内 容
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保管期限
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＜1＞综 合（分类号JX11）
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1
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本院教学工作条例、规章制度、办法等
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30
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2
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本院教学工作的通知、决定、请示、报告及上级批复
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30
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3
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院务工作会议记录、纪要，年度工作计划、总结
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30
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4
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本院召开的有关教学工作会议的纪要、决议
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30
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5
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教学检查、评估的材料
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永久
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6
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与校外单位签订的合作办学协议书、合同等
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永久
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7
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各类统计表，各类培训班登记表
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永久
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8
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本院获部（省）级以上奖励的材料与上级批复
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30
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9
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本院工作职责、岗位责任制、机构沿革材料
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30
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10
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本部门基本情况介绍有关材料
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30
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11
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正式编辑出版的学术刊物（入出版类）
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30
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＜2＞招 生 （分类号JX13）
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12
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本校各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编
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永久
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13
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录取新生名册(原始、按生源省市) （交学籍，由学籍室归档）
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永久
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14
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新生录取材料、统计报表、在校学生名册
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永久
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15
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招生宣传、招生工作总结
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永久
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16
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捐助生、委培、自费生等的计划、合同及名单
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永久
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＜3＞学 籍 （分类号JX14）
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17
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学生入学登记表
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永久
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18
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学生毕业生登记表（交学籍，由学籍室归档）
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永久
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19
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学生学习成绩总册（交学籍，由学籍室归档）
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永久
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20
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毕业生名册（交学籍，由学籍室归档）
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永久
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21
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学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）
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永久
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22
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学生处分材料
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永久
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23
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历届各层次学生集体照（含底片入声像类）
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永久
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＜4＞课堂教学与教学实践（分类号JX15）
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24
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各专业实施性教学计划、教学大纲，课程建设要求及安排、课程表等
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30
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声像类档案归档范围（分类号SX）
主要立卷部门：教育技术资源中心、党办、校办、工会、政治处 [适用于全校各处、室、院、部、]
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序号
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归 档 内 容
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1
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各层次学生开学、毕业典礼活动材料；学生社团活动、颁发奖学金材料
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2
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各层次毕业生集体照
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3
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学生社会调查、考察、工厂实习、实验等活动的材料
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4
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学生参加各种重要竞赛、演讲的材料
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说明：1、声像档案材料包括照片（含底片）、录音带、录像带、磁盘、 光盘等；保管期限
永久或长期，具体根据归档材料内容确定。
2、分类号：照片（SX12）、录音带（SX13）、录像带（SX14）、幻灯片（SX15）、
磁盘（SX16）、影视胶片（SX17）、缩微胶片（SX18）、光盘（SX19）。
实物类档案归档范围（分类号SW）
主要立卷部门：教育技术资源中心、党办、校办、工会、政治处 [适用于全校各处、室、院、部、]
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序号
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归 档 内 容
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保管期限
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1
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印章（SW11）
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永久
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2
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锦旗（SW12）
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永久
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3
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证书（SW13）
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永久
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4
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奖牌、奖杯（SW14）
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永久
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5
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横匾（SW15）
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永久
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6
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礼品（SW16）
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永久
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7
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题词（SW17）
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永久
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8
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书画、作品（SW18）
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永久
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（一）、教学类
1、上级有关教学的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
2、上级有关教学的未定稿的文件；
3、重份文件；
4、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
6、校内其他部门发来的文件和校外单位交换来的材料；
（二）、声像类
1、不能反映本校工作、活动的声像材料；
2、音响、画面严重失内容残缺无使用价值的声像材料；
3、重份声像材料。
三、归档文件整理规则
（一）定义
1、归档文件
各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正件与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。请示与批复，同一年度的为一件，但涉及我校重要事情的请示和上级批复则各自成一件，不同年度的也可各自成一件。
（二）整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（三）质量要求
1、归档文件每件齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2、归档文件的字迹应确保其耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。
（四）整理方法
1、装订
归档文件应按件装订，装订前应去除文件上金属物，并把件内纸页理齐，装订要不影响归档文件的阅读和复制。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后。
每件装订可用缝纫机踏线（沿装订线或左上角踏线），如每件内纸页较多，可采用“三孔一线”装订。
2、分类
归档文件按年度—档案类目分类。
年度——指文件形成年度。跨年度的规划、跨年度的总结或总结和计划是同一份文件的，应按文件的发文年度或文件落款年份。如果该文件既无发文年度又无落款年份的，跨年度的规划放在针对的第一年，跨年度的总结放在针对的最后一年，总结和计划是同一份文件的，放在计划针对的年度。
档案类目——根据《金沙8888js官方档案实体分类方案》规定的类目，归档文件分为“党群、行政、学生、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物”等。
3、排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内按成文日期（或文号）顺序排列。
4、编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗、年度、类目代码、室编卷号、室编件号、保管期限、页数，参见附图1。
*全宗——用立档单位全名或用其表征汉字的拼音字母表示，如金沙8888js官方全宗可用“台州电大”或“TD”表示。
*年度——文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2005。
*类目代码——采用《金沙8888js官方档案实体分类方案》规定的档案类目标识。党群类为DQ、行政类为XZ、学生类XS 、产品类为CP、设备类 SB、外事类为WS、教学类为JX、科研类为KY、基建类为JJ、出版类CB、财会类为CK、像类为SX、实物类为SW。
*室编卷号——按分类方案最低一级类目，由档案室对归档文件编制顺序号从“1”开始标注。
*室编件号——按分类方案最低一级类目，由档案室对归档文件编制顺序号，从“1”开始标注。
*保管期——分为永久、30年、10年。
*页数——每一件归档文件有图文页面纸页的总页数。
归档文件也可按件编连续号，须正确统计件内有图文的纸页总数，档案室接收人员须逐件检查，上架前保管人员也应复核。
5、编目
归档文件应逐件编目。请示与批复作为一件时，只对批复进行编目。
归档文件依据分类方案、室编卷件号顺序编制归档文件目录。其式样参见附图。归档文件目录设置室编卷号、室编件号、文号、责任者、题名、日期、页数、期限、密级、备注。其中室编件号、页数如前所述。
*卷号：室编卷号
*件号：室编件号。
*责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。但署名为“金沙8888js官方”的文件须以“发文机关代字”识别其责任者，例：台电大（2007）01号，责任者是台电大校办。
*文号：文件的发文字号。
*题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]”号。
*日期：文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，如某文件落款日期是二OO五年九月八日，以“2005-09-08”表示。
*页数：含义见前述。
*期限：归档文件保管期限。如永久——永久保存，定期－30年，定期－10年。
*密级：归档文件密级：绝密，机密，秘密。
*备注：注释文件需说明的情况。例如该文件保管期满经鉴定销毁，则盖“销毁”章。
归档文件目录纸幅面采用国际标准A4型。归档文件档案目录应装订成册，作为手工检索工具。归档文件目录封面式样参见附图2。
6、装盒
归档文件的装盒顺序是归档文件目录、归档文件实体（按室编卷号、件号从小到大）、备考表。每个档案盒装入归档文件的件数，根据档案盒的空间容量确定。
档案盒上架一般采用竖放排列（即档案盒的长作为脊）。档案盒盒脊设置全宗，年度，类目代码，室编起止卷号、件号。盒脊式样参见附图3
备考表式样参见附图4。盒内文件情况说明是填写盒内文件在保管过程中发生修改、缺损、补充、移出、销毁等。立卷人是各部门负责整理归档该文件的人员姓名。检查人是负责检查该盒归档文件整理质量的人员姓名。立卷时间是指归档文件整理完毕日期。
附图1：盒内档案目录式样 案卷号：TDD- 2005-CK11-1
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档号
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件号
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责任者
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文号
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题名
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日期
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页数
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期限
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2005-CK11-Y-0001
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附图2：归档文件目录封面样式 附图3：盒脊式样 附图4：备考表式样
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金沙8888js官方
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台
州
广
播
电
视
大
学
2005
JX11
1～50
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盒内文件材料情况说明
立卷人：
检查人：
立卷时间：
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四、立卷归档的文件材料要求：
（一）、归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。
（ 二）、归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。
（三）、归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、蓝色墨水、红笔、铅笔等不耐久笔书写，如有发现应予复制，复制件附于原件后一并归档。
（四）、案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求。
（五）、归档材料符合档案计算机管理要求。
五、立卷步骤
1、按问题特征组卷，以问题为主，结合时间、重要程度把具有相同特征、联系密切的文件级组合在一起。
2、卷内材料按先后次序、重要程度排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。
3、案卷级（实体卷）装订的卷内文件无论单面或双面只要有文字，均须编页号，页号位置在非装订线一侧下角。
4、输入每份文件的文号、责任者、题名等，打印卷内目录。
案卷装订时应注意如下几点：
1、拆除文件上的金属物。
2、确定装订线。横写、横排的文件，装订线一般在左边；竖写、竖排的文件，装订线一般在右边；左边和右边都不好装订的案卷，装订线可以在上边。
3、加边和裱糊。如果文件边不够宽，在装订前，应加贴一个边， 以免装订后压字，有些受损文件，需要裱糊后再进行装订。
4、取齐。要把卷内文件取齐后才能装。 一般应做到二边齐，从左订时，左边与下边取齐；从右边装订时，右边、下边要取齐；从上边装订时，上边、右边要取齐。
5、装订案卷应使用棉线，装订时打三个针眼，实行三眼一线结扣法打结，结扣应是活的，放在案卷封皮里面。
六、每年档案统计数据上报时间
教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前归档；
各部门立卷归档情况统计12月31日前。
各门类档案的接收、整理上架、档案利用、销毁等数据统计，每年2次（即6月30日前，12月31日前）。
七、档案移交
移交档案时，立卷人需同时提交“移交清单”一式二份，经档案室人员验收后，双方签字，各执一份
经学校同意成立的档案分室按归档时间的要求向档案室提交当年立卷的“档案目录清单”（需盖有公章和经办人签字）。